บริษัทของคุณควรเริ่มใช้ระบบ ERP เมื่อใด?

สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตจำนวนมาก ไม่ใช่เรื่องของว่าจะต้องใช้ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือไม่แต่เมื่อไหร่ แล้วระบบ ERP คืออะไรอย่างแท้จริง? สั้น ๆ คือ ระบบนี้เป็นชุดโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการและบูรณาการกระบวนการธุรกิจหลักต่าง ๆ การเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง และทรัพยากรบุคคล เป็นเพียงบางส่วนของพื้นที่ที่ระบบ ERP สามารถช่วยสนับสนุนได้ ระบบ ERP มอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ถูกต้องแม่นยำให้กับคุณ ด้วยข้อมูลเหล่านี้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในบริษัทของคุณสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลประกอบ โดยอิงจากข้อมูลที่ถูกต้อง

ทุกองค์กรมีการบริหารจัดการพนักงาน จัดซื้อสินค้า หรือบริการ ขายหรือแจกจ่ายสินค้า รวมถึงการทำบัญชีการเงิน ไม่ว่าจะเป็น… ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) หรือองค์กรขนาดใหญ่ ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจากทุกอุตสาหกรรมสามารถบูรณาการและจัดการกระบวนการเหล่านี้ได้ หากธุรกิจของคุณกำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว อาจถึงเวลาที่จะต้องนำระบบใหม่มาใช้ ระบบ ERP เพราะเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ก็ย่อมมีความยุ่งยากในการบริหารจัดการมากขึ้นตามไปด้วย

อ่านต่อเพื่อค้นหาสัญญาณบางอย่างที่บ่งบอกว่าองค์กรของคุณพร้อมสำหรับการใช้ระบบ ERP แล้ว

1. เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศเป็นเรื่องยาก

หากคุณพบว่าเป็นเรื่องยากในการติดตามข้อมูลทั้งหมด อาจเป็นสัญญาณว่ากระบวนการที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไม่มีประสิทธิภาพ แล้วข้อมูลประเภทใดบ้างที่เรากำลังกล่าวถึง? อาจเป็นข้อมูลด้านลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ใช้โดยพนักงานบัญชี หรือคำสั่งซื้อของลูกค้าที่บันทึกโดยทีมขาย โดยทั่วไปแล้ว มักมีการใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวในการจัดเก็บข้อมูลประเภทต่าง ๆ แยกกัน อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของการใช้หลายระบบคือ อาจทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการต่าง ๆ และทำให้ติดตามข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาได้ยาก

การเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายมีความสำคัญ เพราะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดย ระบบ ERP ระบบ ERP สามารถบูรณาการระบบต่าง ๆ เหล่านี้เข้าด้วยกัน เพื่อให้ทุกฟังก์ชันทางธุรกิจทำงานอยู่บนฐานข้อมูลเดียวกัน ด้วยแหล่งข้อมูลเดียวที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ พนักงานได้รับโอกาสในการตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น และลดเวลาที่ใช้กับงานที่ทำด้วยมือ

2. เมื่อกระบวนการทำงานด้วยมือ (Manual Processes) ทำให้การดำเนินงานช้าลง

ปัจจัยอีกอย่างที่อาจทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ คือการมีขั้นตอนการทำงานด้วยมือที่มากเกินไป ซึ่งสามารถทำให้อัตโนมัติได้ บางส่วนของกระบวนการที่ทำด้วยมือเหล่านี้ ได้แก่ การป้อนข้อมูล การอัปเดตสินค้าคงคลัง หรือการประมวลผลคำสั่งซื้อ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความสับสน จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำให้งานเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติจริง ๆ

ระบบ ERP สามารถจัดการงานด้านบริหารหลายอย่าง ช่วยลดภาระให้ผู้ใช้งานจากหน้าที่ที่ทำซ้ำ ๆ ซึ่งหมายความว่าประสิทธิภาพในการทำงานจะเพิ่มขึ้นด้วย ระบบ ERP ยังช่วยลดความผิดพลาดจากมนุษย์ และด้วยเหตุนี้จึงช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงานทางการเงินที่ซับซ้อนได้

3. เมื่อตรวจพบความไม่สอดคล้องกันในสินค้าคงคลัง

การสร้างสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทานนั้นเป็นงานที่ท้าทายอย่างยิ่งในตัวของมันเอง การวางแผนและบริหารจัดการสินค้าคงคลังถือเป็นหนึ่งในภารกิจที่สำคัญที่สุด หากไม่มีการบริหารจัดการที่ดี ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นอาจส่งผลร้ายแรงถึงขั้นหายนะ สิ่งสำคัญคือการรักษาสมดุลให้เหมาะสม — ต้องมีสต็อกเพียงพอสำหรับการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า แต่ไม่มากจนเกินไปจนคลังสินค้าถูกเติมเต็มด้วยของที่อาจไม่ได้ขยับเลยเป็นเวลาหลายเดือน ความไม่สอดคล้องกันในสินค้าคงคลังอาจส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจ และมีแนวโน้มที่จะหันไปใช้บริการจากคู่แข่งของคุณ

โดย ระบบ ERP ให้ข้อมูลสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์แก่ทุกฝ่ายในองค์กร ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ประเมินความต้องการในอนาคตได้อย่างแม่นยำ และลดความเสี่ยงจากการมีสินค้าคงเหลือเกินความจำเป็น การเข้าถึงประวัติและข้อมูลวัดผลของสินค้าคงคลังได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้การวางแผนเป็นไปอย่างราบรื่นและเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า

4. เมื่่อธุรกิจของคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

ลูกค้าคือหัวใจสำคัญขององค์กรของคุณ การดำเนินงานทางธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้ไม่สามารถส่งมอบคุณค่าของสินค้าได้ตามที่สัญญาไว้ในท้ายที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการเผชิญกับความท้าทายในการจัดการและติดตามสินค้าคงคลัง หรือความยากลำบากในการดึงข้อมูลทางการเงินเฉพาะลูกค้า ระบบ ERP ช่วยให้คุณจัดระเบียบและเข้าถึงข้อมูลได้ในที่เดียวอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจะรวบรวมข้อมูลจากหลายแผนกและนำมารวมไว้ในแดชบอร์ดเดียวที่ใช้งานง่าย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และมุมมองเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการภายในองค์กรของคุณ

ด้วยประสิทธิภาพเหล่านี้ จะช่วยให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจและเพิ่มอัตราการรักษาลูกค้าให้อยู่กับธุรกิจอย่างยาวนานขึ้น การแก้ไขปัญหาต่าง ๆ จะง่ายขึ้นอย่างมากเมื่อใช้ระบบ ERP เมื่อเกิดปัญหากับคำสั่งซื้อของลูกค้า เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการสามารถบันทึกเคสหรือปัญหานั้นลงในระบบ ERP ได้ทันที

การทำให้บริษัทดำเนินงานอย่างราบรื่นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย คุณอาจรู้สึกว่าต้องพร้อมและตื่นตัวอยู่เสมอ เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ ERP สามารถช่วยบริหารจัดการกระบวนการเบื้องหลังเหล่านี้ และทำให้ฟังก์ชันสำคัญของธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนเครื่องจักรที่หล่อลื่นดีแล้ว

การตัดสินใจเลือกใช้งาน ERP system อาจดูเหมือนเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก แต่จริงๆ แล้วไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้นครับ ที่นี่ที่ Naviworld ในฐานะผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ERP ชั้นนำในประเทศไทย เรามีที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมช่วยคุณและองค์กรของคุณในการนำระบบ ERP มาใช้งาน ติดต่อเราวันนี้เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย